Les respostes automàtiques a Outlook i altres aplicacions són una eina de les plataformes de missatgeria que permet informar el client o empleat de l’absència d’un treballador. Ja sigui degut a que està fora de l’oficina per vacances, per permís, o bé per un viatge de negocis. En qualsevol cas, informar de la falta de disponibilitat per donar una resposta és fonamental per a la bona imatge de l’empresa i per quedar bé amb el client. En el cas d’Outlook, crear una resposta automàtica és senzill i ràpid.
Outlook és una de les plataformes de correu electrònic més populars del mercat. És el servei de correu basat en web de Microsoft i anteriorment es coneixia com a Hotmail, MSN Hotmail, etc. Actualment i segons les últimes dades publicades per Microsoft, la plataforma compta amb més de 100 milions d’usuaris actius. Fa poc més de 10 anys Hotmail era el servei de correu electrònic més popular a nivell mundial, però el 2012 Gmail es va fer amb el lideratge del programa d’emails amb més usuaris en actiu.
"Sabies que Outlook cancel·la sense previ avís els comptes que són utilitzats amb finalitats il·lícites com l'spam? Això és degut al que freqüentment s'utilitzava aquesta eina amb aquests sospitosos objectius."
Adrià Miralvés
Marketing Manager a OnWork IT & Cloud
Com crear un “fora de l’oficina” automàtic a Outlook
Si l’ usuari té descarregada l’aplicació d’ Outlook a l’ordinador o en qualsevol altre dispositiu, cal:
- Anar a la pestanya superior a l’esquerra, “Fitxer”. Un cop es fa clic sobre la pestanya, es desplega tot un seguit d’informació dels comptes vinculats a la plataforma.
- Al centre de la pantalla apareix un botó de “Respostes automàtiques”. Clica’l i et portarà a la finestra on configurar el “Fora de l’oficina”. El primer pas ja en aquesta finestra és triar l’opció “Enviar respostes automàtiques” per desbloquejar-la.
- A continuació, fer clic sobre “Enviar només durant aquest interval de temps”, en el cas de vacances o absències temporals. Això permet seleccionar les dates d’inici i finalització de la resposta automàtica d’Outlook.
- Tingueu en compte que existeixen dues pestanyes per als missatges automàtics: “Dins de la meva organització” es refereix als comptes d’email interns, de companys de feina, mentre que “Fora de la meva organització” és perquè s’enviï la resposta automàtica a usuaris de fora de l’empresa.
En el cas de tractar-se d’una resposta automàtica permanent, com pot ser el cas d’un treballador que abandona l’empresa, no s’ha de seleccionar cap interval de temps i optar per l’opció “Enviar respostes automàtiques” de forma indefinida, perquè sempre s’enviï un correu automàtic o bé es redirigeixi l’emissor a un altre company o departament.
Si es vol configurar les respostes automàtiques de forma més personalitzada, Outlook disposa d’uns ajustos de regles que permeten dissenyar respostes més detallades.
Alguns dels aspectes que es poden modificar en les regles apareixen amb el títol “Quan arribi un missatge que compleixi les condicions:”.
- “De”: Si rebut un correu d’aquest emissor.
- “Enviat a”: Si rebo un correu enviat a mi o a altres usuaris o en còpia a mi o a altres usuaris.
- Pots configurar l’assumpte i el cos de text que s’enviarà amb el missatge automàtic.
En l’apartat d’Executar aquestes accions és possible:
- “Alertar amb”: Es pot configurar una acció per rebre una notificació cada vegada que es produeixi una regla concreta.
- “Eliminar”: Configurar perquè s’eliminin els missatges d’aquest tipus.
- “Moure a”, “Copiar a”, “Reenviar”: Opcions automàtiques per, per exemple, reenviar tots els correus rebuts d’un domini concret perquè l’empresa la passa a gestionar un altre usuari o departament.
- “Respondre amb”: És possible dissenyar una plantilla en les regles per enviar-la en una acció concreta.
Un cop creada la resposta automàtica a Outlook, tots els correus electrònics entrants rebran automàticament una resposta. Això estalviarà temps a l’empresa en no haver de respondre manualment cada email. En conclusió, crear una resposta automàtica a Outlook és una excel·lent manera de millorar l’eficiència de l’empresa.
Les plataformes d’email amb més usuaris
El 2018 Gmail tancava l’any amb més de 1.500 milions d’usuaris a nivell mundial, un rècord històric que anunciaven des del seu compte de Twitter. Això es tradueix en un compte actiu de Gmail cada cinc persones al món. Google lidera el rànquing de programes de correu electrònic, seguit d’Outlook i Yahoo. El 2012 Gmail desbancava Hotmail (ara Outlook) com a líder de plataformes d’email i s’ha mantingut fins a dia d’avui, tot i que Gmail va ser l’últim dels 3 a sortir al mercat.
Tot i que el correu electrònic continua sent una eina indispensable a nivell laboral i particular, la proliferació d’aplicacions de missatgeria instantània com Whatsapp, Teams o Hangouts (ara Google Chat) feia dubtar sobre la desaparició del correu electrònic. Tanmateix, l’email continua sent una de les eines predilectes en els àmbits corporatiu i institucional.
En definitiva, l’email és la via de comunicació per excel·lència amb proveïdors, clients i entre organitzacions. Això passa per raons com:
- La constància que queda de comandes i els llargs historials i capacitat de les plataformes.
- El registre de respostes i la facilitat d’ús per reenviar o exportar fils de correus concrets.
- Els documents adjunts queden guardats independentment del dispositiu des del qual s’ accedeixi.
- El seguiment de les operacions i gestions és més intuïtiu.
- Els cercadors per paraules clau són més complets i efectius.
